電子取引文書の対応

• 電子メールに添付されて送られてきた電子ファイルが国税関係書類にあたる場合、これまでは印刷することにより、紙で受領した書類と同じように管理・保存していましたが、電子帳簿保存法の改正により印刷して保存することができなくなり、電子のまま保存しなければならないようです。

• こうした電子取引文書も、訂正・削除できない長期保存要件と国税関係帳簿と同じ検索要件が規定されているため、ファイルサーバに保存しておくだけでは要件を満たせません。

• SAP環境にIXのアーカイブツールを導入すれば、SAP標準の会計伝票照会画面からクリックだけで電子ファイルを添付することで、訂正・削除できないストレージにアーカイブでき、会計伝票の検索要件を満たした上で電子ファイルを参照できます。

• 電子ファイルであればファイル形式は問いません。PDFであればタイムスタンプを付与するオプションもございます。

• IXのアーカイブツールはSAP標準機能をベースにしているので非常に拡張性が高く、さまざまな業務に適用できます。

✓ 会計伝票に限らず、購買発注伝票をはじめほとんどの伝票やマスタに電子文書をリンクすることができます。

✓ リンクする電子文書のファイル形式は問わず、電子文書がクラウド上にあってもURLでリンクすることもできます。

✓ １つの文書を複数の伝票にリンクすることもできます（リンク情報はわずかな情報なので、DBを圧迫しません）。

• 例えば、購買発注伝票に関連する文書は数多くあり、SAPから出力した帳票・スキャンした文書・メールで受領した文書・電子取引クラウドシステム上の文書などいろいろなところで作成・電子化・保管されています。IXのアーカイブソリューションを組み合わせれば、これらをすべて購買発注伝票にリンクでき、伝票照会画面から同じオペレーションで照会できます。